Ces dernières années, l’explosion du numérique nous a permis d’effectuer pratiquement tout en ligne, y compris les transactions commerciales. Les entreprises qui ont joué la carte de la numérisation misent de plus en plus sur la gestion dématérialisée des approvisionnements.
L’explosion récente de la technologie numérique nous a permis d’effectuer pratiquement tout en ligne, y compris les transactions économiques. Les entreprises qui ont joué la carte de la numérisation misent de plus en plus sur la gestion dématérialisée de l’offre. Pour ce faire, elles ont recours à un outil appelé « e-procurement ». En quoi consiste exactement cette solution numérique ? Quel est le mécanisme qui la sous-tend ? Quand faut-il l’utiliser de manière plus précise ? On vous explique tout dans cet article.
Comment définir l’e-procurement ?
L’e-procurement (approvisionnement électronique) est une idée avant-gardiste conçue spécifiquement pour le marché B2B. Il s’agit de centraliser et de dématérialiser l’administration des transactions par l’utilisation d’une plateforme en ligne. L’e-procurement ne doit pas être confondu avec l’e-sourcing, qui se limite à l’identification des fournisseurs les plus appropriés. Parmi les différentes fonctions offertes par les systèmes d’e-procurement, nous pouvons souligner les suivantes :
- le sourcing,
- catalogues sur Internet,
- système de vérification,
- gestion des devis et des factures,
- suivi des commandes,
- réapprovisionnement automatique,
- rapports uniques…
Quand est-il opportun d’utiliser un outil d’e-procurement ?
En raison des nombreux avantages qu’offre l’e-procurement, les entreprises B2B ont tout intérêt à adopter l’e-procurement comme nouvel outil de gestion des achats et de l’approvisionnement. Celles qui n’ont pas encore investi dans le bon outil peuvent le faire dès maintenant. Il n’y a pas de date fixe pour l’utiliser une fois qu’il est installé. Les entreprises doivent l’intégrer à la fois dans leurs opérations d’approvisionnement de base et dans leurs systèmes ERP. Il en résulte un certain nombre d’avantages majeurs.
Quels sont les avantages de l’approvisionnement électronique ?
Là où de multiples échanges par téléphone et sur papier étaient historiquement nécessaires, l’approvisionnement électronique promet d’importantes économies de temps et de coûts. Il peut être utilisé par les entreprises pour assurer le suivi de leurs stocks et de leurs dépenses. En centralisant les commandes et en offrant des capacités intégrées pour simplifier et automatiser un certain nombre d’opérations, il améliore et optimise également les procédures de gestion des achats. Cela peut se traduire par une augmentation de la production des différents agents affectés à ce service.
Les entreprises peuvent également utiliser l’e-procurement pour avoir accès à des catalogues en ligne qui sont plus qualitatifs et plus complets que les catalogues imprimés. Les fiches et les descriptions des produits sont mises à jour en temps réel. Les entreprises peuvent identifier rapidement ce dont elles ont besoin en filtrant les produits qui sont listés. Simultanément, elles peuvent utiliser les catalogues constamment mis à jour pour anticiper leurs besoins et trouver les meilleures offres.
Comment fonctionne l’approvisionnement électronique ou e-procurement ?
L’approvisionnement électronique met en relation les fournisseurs et les acheteurs tout en facilitant grandement les transactions entre eux.
L’acheteur se connecte à son outil d’e-procurement (qu’il soit intégré ou non) afin de parcourir les catalogues des fournisseurs de son choix et de comparer les différentes offres. Il sélectionne ensuite les produits souhaités et, en quelques clics, transmet la demande d’achat. La commande est transmise aux fournisseurs après avoir été validée par les superviseurs et les approbateurs (après consultation des services comptables et financiers). L’entreprise acheteuse reçoit une facture (au format électronique) dans les meilleurs délais, qu’elle doit régler en utilisant l’une des options de paiement de l’outil d’e-procurement. Elle peut suivre en temps réel l’évolution de chaque commande.
Le fournisseur est chargé de publier ses offres (description des produits, prix, conditions de livraison, options de paiement, conditions de vente, etc.) sur une ou plusieurs plateformes d’approvisionnement électronique. Il supervise ensuite la gestion des commandes, la préparation des devis, l’envoi des factures aux acheteurs, ainsi que la préparation et la livraison des marchandises.
Il existe une plateforme d’e-procurement fermée ou ouverte. Elle réunit un acheteur et un fournisseur qui ont noué un partenariat à long terme dans le premier cas. Dans le second cas, l’outil fait office de place de marché, mettant en relation plusieurs fournisseurs et vendeurs. Certaines solutions d’approvisionnement électronique sont orientées vers les fournisseurs, tandis que d’autres sont orientées vers les acheteurs. Il existe également des outils qui se situent quelque part entre les deux.
Dans tous les cas, les solutions d’approvisionnement électronique sont uniquement destinées aux entreprises, les transactions B2C ne sont donc pas possibles. Elles sont accessibles aux services d’achat, aux utilisateurs finaux, aux approbateurs et aux services financiers et comptables. Les institutions bancaires (paiement en ligne) et les entreprises de transport sont également impliquées dans le processus d’approvisionnement électronique (livraison des commandes).
Pourquoi associer e-procurement et e-sourcing ?
S’il est vrai que l’e-procurement facilite les opérations d’achat et d’approvisionnement d’une entreprise, il paraît évident qu’associer l’e-procurement a l’e-sourcing est bénéfique pour une structure. Ces plateformes Internet mises ensemble, permettent de sélectionner les fournisseurs et de rendre les échanges fluides entre ces derniers et l’entreprise, tout en optimisant les prix. Après avoir analysé tous les contours de l’e-procurement, il serait judicieux d’en savoir plus sur l’e-sourcing.
Les rôles de l’e-sourcing
Dans le fonctionnement d’une entreprise, l’e-sourcing est utilisé avant l’e-procurement. En effet, l’e-sourcing permet à une structure de trouver rapidement et facilement un fournisseur, et intervient également dans les procédures d’achat. Voici quelques fonctions de cette plateforme :
- Un excellent outil collaboratif : son rôle principal est de faciliter les échanges entre les fournisseurs et l’entreprise. Il fait une recherche du meilleur partenaire pour l’entreprise, en comparant les offres des différents fournisseurs pour trouver celle qui correspond exactement aux besoins de l’entreprise. Il facilite les échanges en effectuant l’analyse, la gestion et l’exécution des données, ce qui permet à l’entreprise de consacrer moins de temps et moins d’argent à la réalisation de ces tâches.
- Un outil totalement transparent : l’e-sourcing permet aux clients et à l’entreprise de travailler en toute transparence, ce qui permet d’obtenir de meilleurs résultats.
- La normalisation des projets : contrairement au sourcing classique, l’e-sourcing permet de vérifier absolument toutes les normes exigées. De ce fait, la collaboration avec les fournisseurs est d’excellente qualité.
- L’automatisation des échanges : avec l’e-sourcing, l’envoie des notifications (rappels concernant les appels d’offres aux clients et aux fournisseurs) est programmée, donc il n’y a pas d’oublie possible. L’e-sourcing fournit des modèles pour l’établissement automatique de documents importants comme les contrats, les demandes pour les fournisseurs…
- Une meilleure gestion des appels d’offres : l’e-sourcing propose d’excellents modèles d’appels d’offre, ce qui permet à l’entreprise de gagner en temps, car le travail est ainsi simplifié.
