E-procurement : comment et pourquoi utiliser l’e-procurement ?

E-procurement : comment et pourquoi utiliser l'e-procurement ?

L’une des préoccupations majeures sur Internet est l’approvisionnement électronique, communément appelé  » e-procurement « . Contrairement aux méthodes d’approvisionnement de marchés plus traditionnelles, l’approvisionnement électronique fait référence à la passation de marchés qui repose entièrement ou partiellement sur l’utilisation des technologies Internet ou intranet. Bien que tous les acteurs (utilisateurs, testeurs et fournisseurs) finissent par collaborer pour déterminer le chemin ultime, tous les fournisseurs n’ont pas abandonné les biens qui nécessitent des applications de bureau spécialisées.

Définition de l’e-procurement

L’approvisionnement en ligne ou l’e-procurement, également connu sous le nom d’approvisionnement électronique, est un moyen d’achat de matières premières, articles et produits finis qui utilise un système d’information connecté à Internet. L’approvisionnement électronique met en relation les acheteurs et les fournisseurs sur Internet, ce qui facilite les transactions pour les deux parties.

Quelle est l’importance de l’e-procurement ou l’approvisionnement électronique ?

Les avantages de l’e-procurement sont évidents. Les entreprises comme inmac wstore utilisent l’approvisionnement électronique pour réduire les coûts administratifs, améliorer la productivité et contrôler les stocks et les dépenses. Les plateformes d’approvisionnement électronique ouvrent également de nouveaux canaux d’approvisionnement et peuvent minimiser le coût des produits acquis. Il n’est pas surprenant que 95 % des professionnels des achats considèrent l’achat par Internet comme un canal incontournable, selon un sondage réalisé par le magazine Purchasing. D’ici 2020, on estime que le marché des technologies d’approvisionnement en ligne sera passé de moins de 200 millions de dollars en 1998 à plus de 20 milliards de dollars.

Sur Internet, comment se procurer ses marchandises ?

Les sources de l’approvisionnement électronique sont moins claires, car l’approvisionnement électronique doit être traité différemment de la plupart des autres applications. Bien qu’il puisse y avoir des interactions entre l’extérieur et l’intérieur de l’entreprise (obtention d’entrées et livraison de données) pour la plupart des applications, le cœur de l’application – en termes de localisation – est situé au sein de l’entreprise. Tout dans l’approvisionnement électronique tourne autour de la transaction, qui relie deux entreprises indépendantes.

Il serait plus difficile ou moins intéressant d’organiser l’approvisionnement électronique autour de seulement deux acteurs différents – un acheteur et un vendeur. Cependant, chaque acteur est le centre d’une étoile : l’acheteur interagit avec un grand nombre de vendeurs et, inversement, le vendeur interagit avec un grand nombre d’acheteurs. Par conséquent, l’emplacement de l’approvisionnement électronique n’est ni une considération triviale ni une évidence :

Systèmes de gestion pour l’e-procurement

Un système d’e-procurement peut être installé chez le vendeur, chez l’acheteur ou n’importe où entre les deux. L’acheteur dans ce modèle côté vente est comme un acheteur qui se promène sur les Champs Elysées, et qui visite les différents magasins qui l’intéressent pour s’informer de leurs offres et de leurs coûts. Le vendeur met en place un logiciel qui permet à chaque client de naviguer et d’acheter. Il s’agit certainement d’une activité orientée vers la vente, côté vendeur.

Dans un autre contexte, les vendeurs doivent porter leurs articles aux acheteurs, tout comme le faisaient les vendeurs de rue au début du XXe siècle. Il s’agit d’un exemple de modèle « buy-side ».

Dans le dernier scénario, des tiers créent d’énormes vitrines pour mettre en relation les acheteurs et les marchands. C’est ce qu’on appelle le modèle de la place de marché, du portail ou du vortex en cas de desserte d’un marché vertical.

A LIRE AUSSI  Changement de la batterie iPhone : ce qu'il faut savoir sur la baisse d'autonomie

Les avantages et les inconvénients des différents modèles d’e-procurement

Pour l’acheteur, chaque modèle présente des avantages et des inconvénients (et, bien sûr, pour le vendeur). La question de savoir qui génère et tient à jour les catalogues de disponibilité des produits, l’efficacité de l’interface entre les opérations d’approvisionnement et les procédures commerciales et les systèmes dorsaux, et l’utilité du résultat pour les travailleurs de l’acheteur sont autant de préoccupations pertinentes.

Le modèle Main Street de l’e-procurement

Chaque fournisseur crée son propre catalogue, peut-être sur un extranet, dans ce modèle. Les employés d’une entreprise qui s’associe à un tel fournisseur peuvent utiliser leur navigateur Internet pour visiter le site Web du fournisseur et effectuer des achats. L’entreprise acheteuse n’a pas besoin de maintenir le catalogue, ce qui rend la mise en œuvre d’un tel système peu coûteuse et simple. L’intégration avec les systèmes financiers dorsaux, en revanche, sera difficile. Des normes sont en train d’être établies, principalement les nouvelles générations d’EDI basées sur le XML, qui, en théorie, faciliteront la suppression de tous les documents générés par les anciens systèmes ou les systèmes ERP après un achat. Le succès de cette stratégie reste à voir, car les différentes normes proposées sont encore en cours d’examen pour adoption. Certains fournisseurs de premier plan, comme Ariba et Commerce One, ainsi que Microsoft, ont leurs propres normes. En outre, l’approche « Main Street » pose des problèmes de comparaison et de contrôle. Un agent d’achat doit explorer plusieurs sites Web de fournisseurs pour comparer les magasins, chacun ayant sa propre interface, ses propres exigences en matière d’emballage et d’expédition, et ses propres remises. Il est presque impossible de suivre les acquisitions hors contrat. Les petites organisations d’achat et les circonstances où le produit du fournisseur est assez spécialisé bénéficieront de la stratégie de la rue principale. Un nouveau projet d’Eastman Chemical est un exemple de cette stratégie. Eastman offre des ordinateurs Dell à bas prix et une connexion Internet UUNET à ses clients pour qu’ils puissent faire leurs achats sur le site Web d’Eastman.

Le modèle du vendeur itinérant

Dans ce scénario, les fournisseurs communiquent aux acheteurs des données que l’entreprise acheteuse utilise pour construire et maintenir son propre catalogue. L’organisation qui procède à ces acquisitions en tire également d’autres avantages. En effet, parce qu’elle est propriétaire du catalogue, elle peut sélectionner rigoureusement les produits qui le rejoignent, et même donner des sélections de produits en quantité limitée à certains employés. Ainsi, le pouvoir d’achat de chaque employé est disponible sur son bureau, et il n’a à faire face qu’à une seule interface. En revanche, l’élaboration et la mise à jour d’un catalogue peuvent nécessiter un grand nombre de modifications. PurchasePro, l’un des vendeurs du marché, installe son logiciel sur les sites web des acheteurs. Les clients peuvent effectuer des achats sur les sites web des vendeurs et sur les places de marché en utilisant le logiciel PurchasePro. Meristar, une société hôtelière, est l’un des clients de PurchasePro.

A LIRE AUSSI  Pourquoi choisir le netlinking pour booster votre site web ?

Le système basé sur les places de marché

Les places de marché, ou sites tiers qui mettent en relation acheteurs et vendeurs sur leur marché, sont au cœur du système. Les sites de la place de marché offrent un catalogue unique, mais ils sont moins liés aux processus et politiques de back-end de la société acheteuse. Naturellement, de nombreux fournisseurs sur ce marché travaillent dur pour rendre leurs produits aussi conviviaux que possible pour les acheteurs.

En réalité, les places de marché sont divisées en deux types. La vortale, ou place de marché verticale, est l’une d’entre elles. ChemConnect, par exemple, met en relation les acheteurs et les vendeurs du secteur de la chimie. Selon une estimation, 15 % de ce secteur, qui pèse 1,6 milliard de dollars, passeront en ligne dans les trois à cinq prochaines années.

L’autre forme de place de marché est celle qui s’adresse à un large éventail de types de produits. L’approvisionnement MRO (Maintenance, Repair, and Operating Supplies) est le leader de ce secteur, représentant jusqu’à 35 % du coût global d’une entreprise. En outre, l’approvisionnement MRO est une source courante de « wildcatting », c’est-à-dire d’achats effectués en dehors des fournisseurs habituels. On estime que jusqu’à 40 % des achats MRO sont des achats impulsifs, ce qui coûte à une entreprise type d’un milliard de dollars jusqu’à 10 millions de dollars par an en perte de revenus. Dans cet univers, les acteurs sont nombreux. Ariba et Commerce One sont les leaders du marché, car ils recherchent activement des fournisseurs et vendent leurs solutions aux sociétés acheteuses. Concur Technologies, Intelsys et un grand nombre de petites entreprises figurent parmi les autres. Les grands fournisseurs d’ERP tels que SAP et Baan, Oracle, IBM, HP et d’autres sont également en concurrence dans cet espace.

Une option pour adopter un modèle de place de marché consiste à s’appuyer uniquement sur Internet, en particulier pour l’acheteur. Cela implique qu’aucun logiciel n’est installé sur les ordinateurs des acheteurs, et que toutes les transactions sont effectuées à l’aide de navigateurs Web. Une deuxième option consiste à installer des logiciels spécialisés sur les ordinateurs de bureau des employés de l’entreprise acheteuse tout en hébergeant le réseau de fournisseurs de manière centralisée sur Internet.

Conclusion

L’approvisionnement électronique est le domaine d’application le plus essentiel à court terme pour les entreprises comme inmac wstore en raison des économies potentielles substantielles. L’utilisation de l’approvisionnement électronique pour commander des fournitures MRO pourrait vous faire économiser entre 5 et 20 %. Selon la même étude, les coûts de traitement des commandes pourraient être réduits de 70%.

Les solutions purement « buy-side », où l’organisation acheteuse construit ses propres catalogues, seront rares à court terme, ne représentant pas plus de 15% du marché total des achats et seulement quelques pourcents des achats MRO, selon nous, en raison du coût de la maintenance des catalogues. La plupart des entreprises ne pourront pas se le permettre. Toutefois, à mesure que le format XML utilisé pour les catalogues des fournisseurs se standardise, il pourrait redevenir un choix viable dans trois à cinq ans. Nous pensons que la plupart des organisations d’achat s’orienteront vers un modèle de place de marché, du moins en ce qui concerne l’utilisation de réseaux de fournisseurs centralisés avec des catalogues centralisés. Les fournisseurs de ces articles se concentrent sur l’expansion de leurs réseaux de fournisseurs ainsi que sur leur technologie pour en faire une option souhaitable. Plus de la moitié des utilisateurs achèteront en ligne, et pourtant des logiciels d’achat spécialisés seront installés sur au moins 30 % des PC, selon nos estimations. Les utilisateurs potentiels devraient examiner attentivement les capacités et, en particulier, le niveau d’intégration avec leurs systèmes dorsaux dont ils ont besoin.

A LIRE AUSSI  Pourquoi choisir un centre d'assistance téléphonique de qualité pour développer votre entreprise ?

Notre recommandation d’outil d’e-procurement ou approvisionnement électronique

Ces dernières années, et d’autant plus depuis la crise sanitaire liée au coronavirus, on constate que l’approvisionnement électronique, ou e-procurement, fait de plus en plus parler de lui ! Et pour cause, il s’agit très clairement d’une solution qui vous permet de gagner un temps précieux, tout en étant aussi efficace, si cela n’est plus. Ainsi, de plus en plus d’outils vous permettent aujourd’hui de réaliser un e-procurement en seulement quelques minutes : une fois que vous avez pu trouver le bon outil qui correspond à vos usages, il ne vous restera alors plus qu’à vous lancer dans l’aventure ! Néanmoins, comme vous pouvez vous en douter, toutes les plateformes et autres logiciels d’e-procurement ne sont pas toujours recommandables. En effet, certaines solutions sont difficiles d’accès, incomplètes, ou même très peu fonctionnelles.

En tant que professionnel du domaine, pour être sûr de n’avoir aucune mauvaise surprise, il est donc préférable de se documenter sur le sujet. Ainsi, une fois que vous aurez pu faire votre choix, il ne vous restera plus qu’à vous atteler à la tâche en mettant bien en pratique tout ce dont vous avez besoin pour votre approvisionnement électronique. Par ailleurs, cela sera aussi l’occasion pour vous de profiter des nombreux avantages offerts par ce type de solution, qui n’ont jamais été aussi nombreux.

Bien que certains d’entre vous connaissent d’ores et déjà les avantages et les inconvénients du e-procurement, nous avons décidé ici de revenir sur les principaux d’entre eux afin de mieux vous faire comprendre l’intérêt de cette démarche.

Une optimisation de votre temps

Avec des emplois du temps qui peuvent être parfois surchargés, force est de constater qu’organiser un approvisionnement électronique peut être une très belle opportunité pour mieux gérer votre planning ! En effet, vous n’allez plus avoir besoin de passer des heures entières à saisir des informations sur papier ou à retranscrire tout ce que vous avez pu avoir par écrit. Avec cette solution, tout se fait directement de façon électronique. Cela permet aussi de faciliter les contraintes de rendez-vous.

Une meilleure gestion des coûts

Dans la situation économique actuelle, il est toujours nécessaire de se tourner vers des alternatives qui vous permettent de gagner en efficacité, mais aussi en coûts ! Ainsi, il apparaît très clairement que l’approvisionnement électronique est sans doute une très belle opportunité pour vous de réduire fortement vos coûts. Il ne tient qu’à vous d’en profiter…