Dans la mesure où le service des achats est mis en relation directe avec la plateforme du fournisseur, l’e-procurement contribue largement à la facilitation des échanges commerciaux. Grâce à ce mécanisme d’échange inter-entreprises, l’entreprise peut atteindre une grande performance avec peu d’efforts. Cette façon de travailler apporte une valeur ajoutée importante à l’entreprise. Quelle est la définition de l’e-procurement ?
Qu’est-ce que l’approvisionnement électronique et comment fonctionne-t-il ?
Ce mot fait référence à un système d’approvisionnement électronique. En vous concentrant sur d’autres activités, vous pouvez désormais utiliser l’approvisionnement électronique pour gagner du temps et augmenter votre productivité. Les services d’achat et de comptabilité des entreprises sont tous deux concernés par ce système d’exploitation. Cette méthode rend les achats plus faciles et plus accessibles. C’est le processus de numérisation des transactions afin de faciliter le travail des e-commerçants.
Diverses tâches sont impliquées dans le processus d’approvisionnement en ligne. Ces tâches comprennent la navigation dans le catalogue, la sélection d’articles dans la sélection, la passation d’une commande, l’obtention d’une facture et le traitement des offres.
La sélection du produit
C’est maintenant aux personnes qui ont le rôle requis de choisir les articles qui correspondent à ceux dont ils ont besoin dans cette phase. En effet, cette sélection se fait à partir du catalogue du site où l’achat sera effectué. La décision est prise en fonction des besoins de l’entreprise. Il est possible de profiter des indications du fournisseur afin d’accéder aux meilleurs articles de sa plateforme.
Envoi de la demande d’achat
Vous envoyez une demande d’achat, qui est en fait une commande, après avoir sélectionné les éléments dont vous avez besoin. Il y a deux façons de l’envoyer au fournisseur. On peut le faire par l’intermédiaire d’une place de marché ou par un message EDI (échange de données informatisées).
La facture est reçue
Après avoir passé une commande, il est d’usage que le consommateur reçoive la facture sous un format dématérialisé. Elle lui parvient sous la forme d’un document électronique EDI ou PDF. Cette facture doit être réglée dès sa réception.
Quel est l’objectif de l’e-procurement ?
C’est un système d’achat utilisé dans le cadre du processus interentreprises (B2B). Cela exclut les achats effectués entre une entreprise et un particulier (B to C). En général, l’e-procurement implique les employés à tous les niveaux de l’organisation. Toutes les opérations effectuées sur la plate-forme sont prises en compte par le logiciel utilisé pour accomplir ces tâches.
Le gestionnaire des commandes, le gestionnaire de la comptabilité des achats et le gestionnaire de la facturation font tous partie de cette activité. Avec l’intégration de divers logiciels liés aux articles dématérialisés, l’e-procurement prend un tout autre sens. Cela peut se ressentir dans n’importe quel département, y compris les achats, les finances et la comptabilité. En réalité, l’e-procurement est utilisé à tous les niveaux de votre entreprise.
L’e-procurement s’adresse aux personnes qui travaillent dans le département des achats. Il s’adresse également à vous si vous êtes un responsable des achats en charge du flux de confirmation de la chaîne de commande. L’e-procurement a un rôle à jouer pour rapprocher les deux départements financiers et comptables et leur donner une vision plus claire. Les gestionnaires de stocks, ainsi que les services d’analyse statistique et financière, sont tous concernés.
Les avantages de l’approvisionnement électronique
Nous pouvons classer les avantages de l’approvisionnement électronique en plusieurs groupes distincts.
Les frais de transaction sont réduits et le processus d’achat est optimisé
Les coûts d’une transaction en temps réel sont sensiblement plus élevés que ceux du processus de dématérialisation. Cela s’explique en partie par le fait que cette méthode ne nécessite pas l’utilisation de ressources humaines. Cette méthode de transaction facilite le travail du service des achats, qui peut ainsi se concentrer sur des tâches plus essentielles. L’automatisation de certains processus permet de maintenir un haut niveau d’efficacité.
La maîtrise des coûts et la réduction des délais
Les entreprises peuvent mieux contrôler leurs dépenses grâce à l’e-procurement. L’ouverture des plateformes leur permet également d’être plus efficaces dans le choix des méthodes. Les transactions sont dématérialisées, ce qui permet de raccourcir les délais et de livrer plus rapidement les clients.
L’e-procurement vise à rendre l’entreprise plus efficace en facilitant l’échange de l’approvisionnement en matériel. En plus du logiciel gratuit proposé, l’e-procurement permet à l’organisation de personnaliser chacune des fonctions concernées.
En outre, la société économise sur la main-d’œuvre et fait moins d’erreurs. Les commandes ne sont plus embrouillées car chaque produit est clairement identifiable par son acheteur. Il est facile pour le service des achats de profiter des promotions et autres avantages sans avoir à passer des coups de fil grâce aux mises à jour régulières.
Logiciel d’achat pour l’e-procurement
Ce service fournit aux acheteurs une variété d’applications logicielles personnalisées en fonction des entreprises auxquelles ils sont affiliés. Cela permet au service des achats de communiquer directement avec le fournisseur et d’utiliser toutes les possibilités disponibles pour faciliter les transactions entre les deux parties. En conséquence, son application permet de réaliser des économies en réduisant les coûts de transaction d’environ 75 % par rapport à une transaction conventionnelle moyenne.
Le taux d’erreur a diminué de près de la moitié, le temps d’approvisionnement a été réduit de moitié et un système de rapports a été mis en place. Celui-ci vous permet de voir quelles transactions ont été effectuées, quelles transactions sont en cours et quelles transactions sont programmées. L’approvisionnement électronique permet de bien se préparer aux dépenses futures et de déterminer la meilleure façon de les réduire.
L’approvisionnement électronique est une stratégie d’approvisionnement sur laquelle tout le monde s’accorde en raison de tous les avantages qu’elle procure à l’entreprise. Les entreprises qui ont la possibilité de s’engager dans cette forme d’approvisionnement devraient le faire dès que possible pour accroître leur efficacité.
