Comment choisir son service d’e-procurement ou approvisionnement électronique ?

e-procurement

L’e-procurement est un système numérique qui permet aux responsables des achats de passer des commandes internes auprès des fournisseurs tout en respectant les procédures de l’entreprise. Outre ce travail, il s’agit d’une technique inédite pour gérer efficacement les stocks, les expéditions, etc. Ce système est vraiment inventif, et il offre de nombreux avantages à ses utilisateurs. Nous vous présentons dans ce billet toutes les informations à ce sujet afin de vous aider à trouver un prestataire qui répond à vos exigences en la matière.

Qu’est-ce que l’e-procurement exactement ?

L’e-procurement, abréviation de Electronic Procurement en anglais ou approvisionnement électronique en français, est un terme qui fait référence aux achats électroniques. Il s’agit d’une technologie de pointe qui permet à toute organisation d’effectuer des achats en utilisant une solution dématérialisée pour des transactions telles que la gestion des stocks, les expéditions et les commandes. Ainsi, les entités qui l’utilisent dématérialisent leurs opérations commerciales avec leurs fournisseurs afin de rationaliser le processus d’achat. L’e-procurement est défini par le ministère français de la Culture comme « la gestion centralisée des fournitures et des acquisitions d’une entreprise au moyen d’une plate-forme électronique. »

Il est essentiel de noter que, comme vous le verrez plus loin dans cet article, cette solution fournisseur intelligente est uniquement destinée aux achats des entreprises ; en d’autres termes, c’est un système fait pour les transactions B2B. Les transactions du secteur Business to Customer sont exclues puisqu’elles se font entre un professionnel et un particulier. L’e-procurement, tel que défini et donné, affecte tous les niveaux ou presque de l’entité qui l’emploie. C’est un outil qui peut être utilisé par :

  • le responsable des achats,
  • le personnel du service des achats,
  • le département des statistiques et de l’analyse financière,
  • le département des finances et de la comptabilité

Une entreprise qui peut utiliser une solution de gestion centralisée comme E-procurement aura un gestionnaire de stock et beaucoup d’autres personnels.

Comment fonctionne l’e-procurement ?

La sélection des produits, l’envoi de la commande et la réception de la facture sont les trois principaux processus du processus d’approvisionnement électronique qui sont propres au processus Procure to Pay.

Choix des produits

Les entreprises se rendent sur une plateforme spécialisée lors de la première étape du processus d’approvisionnement électronique. Il peut s’agir d’une place de marché B2B ou d’un catalogue en ligne. Elles ont ainsi accès à l’ensemble de l’offre de leur fournisseur, qui comprend des conditions contractuelles telles que des remises, des articles exclusifs, etc. Ils sélectionnent soigneusement les produits avant d’envoyer en quelques clics leur demande d’achat, qui est intégrée à leur système d’achat. Elle passe ensuite dans le circuit de validation qui a été préprogrammé.

La commande est envoyée

La demande d’achat devient une commande après avoir été validée. Le bon de commande est alors transmis au fournisseur automatiquement via une place de marché ou sous forme de document électrique. Le fournisseur prépare alors rapidement la marchandise pour la livrer.

La facture est reçue

Les entreprises peuvent désormais obtenir des factures sous la forme d’un document ou d’un fichier PDF grâce à la dématérialisation. Elle est automatiquement mise en correspondance avec la commande après avoir été certifiée par un tiers de confiance. Elles peuvent ainsi déclencher le paiement.

Quelles sont les applications commerciales de l’e-procurement ?

Lorsqu’il s’agit de l’e-procurement sur le lieu de travail, il faut savoir que cette technologie permet une gestion des achats sur mesure. Elle permet de vérifier à tout moment l’état des achats de l’entité, en plus d’offrir une plateforme et une passerelle d’achat. C’est un mécanisme qui permet de déterminer comment les budgets sont répartis entre les nombreux départements. Vous disposerez également d’un catalogue de produits régulièrement mis à jour et vous aurez moins de ruptures de stock chez le fournisseur si vous choisissez cette option. L’approvisionnement électronique est également un outil utile pour assurer le suivi de vos achats, factures et commandes. Les structures utilisatrices peuvent le faire en utilisant une variété d’éléments dématérialisés, tels que des logiciels pour :

  • générer des factures commerciales,
  • l’établissement de devis,
  • valider et commander auprès des fournisseurs

Comme vous pouvez le constater, tous les aspects énumérés ci-dessus se combinent pour faire de l’e-procurement un système d’approvisionnement électronique polyvalent.

Quels sont les avantages de l’e-procurement pour les entreprises ?

L’approvisionnement électronique est une méthode permettant de centraliser et d’automatiser les interactions entre de nombreuses parties prenantes, telles que le service des achats d’une entreprise, les utilisateurs finaux et les fournisseurs. Il s’agit donc d’une solution présentant de nombreux avantages. Voici quelques-uns des principaux avantages de ce système :

  • Mesures de réduction des coûts,
  • Pour les entreprises, l’élimination des opérations à faible valeur ajoutée,
  • les délais sont raccourcis,
  • la gestion des dépenses est sans faille.

En utilisant le système de reporting, les organisations peuvent obtenir une image raisonnablement précise et en temps réel de leurs dépenses grâce à l’E-procurement. Il devient plus facile pour les individus de suivre leurs dépenses et de gérer plus efficacement leur budget. En identifiant les nombreux points à améliorer, ils peuvent mettre en place une stratégie adaptée à leurs besoins.

Critères à prendre en compte pour choisir un service d’approvisionnement électronique ou e-procurement

La décision d’utiliser un service d’approvisionnement électronique n’est pas prise à la légère. Les entreprises doivent tenir compte de la qualité des services fournis tout en recherchant une solution qui correspond à leurs besoins. À cet égard, il est essentiel de s’assurer que le produit du fournisseur est parfaitement adapté à vos besoins. En outre, il faut s’assurer que le fournisseur met à votre disposition une plate-forme qui garantit un processus d’achat rapide. De même, le fournisseur de services d’approvisionnement en ligne doit être en mesure de vous aider à rationaliser les tâches administratives.

N’hésitez pas à étudier les critiques et les commentaires d’anciens consommateurs pour vous faire une idée de la fiabilité de la société d’e-procurement.

 

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